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工程簽證注意什么?

工程簽證按承發包合同約定,一般由承包方在施工過程中涉及合同價款之外的責任事件所作的簽證證明。工程簽證分幾大類?存在什么問題?

1. 引言 

工程簽證文件通常包括合同以外工作的計量計價文件、工程索賠等內容,是原工程合同的補充和完善,對工程結算價產生重要影響。

經統計,在房屋建筑工程中,簽證金額與結算金額的占比在2%-5%左右;

               市政工程簽證金額占比在5%-10%左右;

               其他小型工程、零星工程的占比則更高,甚至到了能左右項目成敗的地步。 

因此,辦理好簽證對于我們每一個工程人來說都非常重要,這也給我們的專業能力也提出了很多要求。實際工作中,施工方一般會安排施工員和資料員來負責簽證的相關事宜,而他們由于不熟悉工程量清單或定額相關的計量計價規則而導致所簽證的項目缺項少項,或者數據不全導致根本無法計算工程造價,給施工方在經濟上造成不必要的損失。 另一方面,面對承包方報送的簽證單,發包方人員往往顯得力不從心,盲目簽字了事。這是因為很多發包人項目班子成員大多缺乏造價管理的知識。而作為第三方的監理公司的情況往往是,大部分的監理工程師、現場監理人員是從設計、施工管理等崗位轉職來的,比較熟悉設計規范、施工規范、工程質量驗收規范,施工工程質量、施工進度的管理。 但對于計量計價規則、消耗定額、計價文件、計價程序以及政府造價管理部門下發的文件通知等工程造價管理方面的知識不熟悉。因此想通過監理來把好簽證關也不現實。 由于上述三方的種種原因,導致施工過程中簽證單的質量缺陷,給工程結算帶來很大麻煩,也導致結算糾紛的產生。因此,要做好簽證,從而保證發承包雙方在結算中的合理利益首先必須解決簽證質量的問題。 需要說明的是,本文中提到的“工程造價人員”并不是單指的某一單位的造價人員,而是工程項目實施過程中各個參建單位的造價人員,比如:建設單位、跟審單位、施工單位、項目管理單位等。 

 2. 工程簽證中存在的問題分析 

2.1簽證缺乏依據支撐 

該不該簽證?哪些項目需要簽證?

這是一個根本性的問題,也是簽證管理過程中的首要問題。沒把這個問題搞清楚,根本談不上維護發承包雙方的共同利益。 

例子1:承包方施工人員認為地下車庫剪力墻的穿墻桿為一次性消耗,應該簽證,就同現場監理及發包方現場代表在穿墻桿安裝完畢后對數量及長度、直徑進行了逐一收方并形成簽證單。 但在結算過程中,發包方造價負責人提出,在合同中明確約定“所有穿墻桿(包括具有防水作用的止水絲桿)鋼筋墊塊、馬凳均、不同標號砼的梁柱節點的費用均包含在包干價中,不再另算費用”,因此對該簽證單不予認可。 

例子2:承包方施工人員把臨時設施及施工道路硬化費用一同報送發包人進行簽證,發包人認為都屬于臨時設施已包含在定額的臨時設施費用中,不予認可。 

在以上兩個例子中就充分說明了簽證依據支撐的重要性。例子1中,根據施工現場經驗辦理的簽證違背了合同中的約定,最終是得不到認可的,功夫都白費了。而在例子2中,承包方未據理力爭,在經濟上存在損失。 臨時設施費固然包括在了定額計價中,但施工道路硬化屬于安全文明施工費用中的按實計算部分,應根據現場施工情況進行簽證。這兩個例子都說明了施工現場人員對哪些該簽證,哪些不該簽證根本弄不明白才導致了最終的結果。 

實際上,對于是否該簽證,并不是哪一方面就能確定的,清單規則、定額解釋、施工合同、政府造價管理文件等等都是依據。在這個項目上可以簽證,也許在另一個項目上就不能簽證;在A地區可以簽證,在B地區就不能簽證。所以說要明白是否該簽證不是單一的問題,必須考慮到合同管理、造價管理等系統性的工作。 

2.2簽證內容不明確 

簽證內容不明確是在應該簽證的情況下進行的,只是對簽證的內容有疑問,比如漏項少項、描述不清楚等等。還是來舉例說明: 

例子1:承包人與發包人在現場進行了挖孔樁井圈的簽證,簽證單上注明了井圈直徑為1000mm,高度150mm,然后就是數量等等就沒有其他的了。 在竣工結算時,預算員對該簽證單無法進行造價計算,提出了很多問題:井圈是磚砌體還是砼?井圈的寬度是多少?如果是磚砌體用得是什么磚?砂漿標號是多少? 

例子2:屋面工程施工中,應發包人要求,要在屋面上增加水箱,但一根上翻梁需要剔打并在兩鋼筋上焊接水箱預埋鋼筋。簽證單上寫的是剔打鋼筋混凝土,然后就是梁的剔打長度。 

但在辦理結算時,預算員無法算出工程量并套用相應的清單或定額子目計價,應為不知道是人工剔打的還是機械剔打的這個主要項目特征;另外,是僅僅剔打了鋼筋保護層還是整個梁高范圍內都剔打了。 

以上兩個例子都是簽證內容不明確的表現。簽證單內容明確的標準其實很簡單,那就是該簽證單的內容只有一種解釋,并且根據這種解釋能計算出造價,實際上就是要明確量和價的問題。 簽證中的收方尺寸來確定量,做法工藝(項目特征)來確定價,把這兩方面描述清楚了,自然就能確定出總價金額了。

 2.3簽證與實際不相符

既然是現場簽證,那么簽證單的內容應該和施工情況基本一致的。有這么一個簽證單:在基礎施工期間,人工挖孔樁的積水抽排采用的是管徑300mm的離心泵。而該工程的樁徑最大才1000mm,深度只有6m。 

就排水量來說,這顯然是不合實際的簽證,不管承包方是怎么來取得簽證的,這些簽證資料經不起推敲,在審計中很可能都會被砍掉。因此,現場簽證不僅要保證有可靠依據、內容明確,還要符合實際情況。 

要完成一個合格的現場簽證,必須在施工技術上、造價知識上、管理流程上進行綜合控制,實際上并不是一個單位、一個崗位、一種能力而決定的,特別是專業造價人員的介入是非常重要的。如果離開了造價人員的指導,現場簽證是一個無法從造價和經濟上保證的資料文件。 

3. 造價人員在工程簽證中的作用及注意事項

3.1明確簽證的可靠性并對簽證工作進行指導 

簽證的第一問題是有無依據,在這基礎上才能談得上是否完善。從前述中可以看出,是否應該簽證是一個非常復雜的問題,難度遠遠超過辦理一個簽證。必須要理解合同、明白清單規則、定額規則、熟悉相關造價管理文件,還得有一定的施工現場經驗和施工工藝技術儲備。 

3.1.1合同管理 

從合同的洽商、簽訂、收集、交底一系列管理活動中都離不開工程造價人員的參與。合同簽訂后,工程造價人員還要分析合同條款,特別是對于合同中涉及計量計價的條款要熟記于胸。 

不僅于此,造價人員還要做好合同的交底工作,編制簽證預案,把可能發生的簽證內容提前告知大家,讓一線施工人員都清楚哪些工作是合同范圍內的,哪些是需要進行簽證的,該項目在哪個階段、哪個工序可能面臨什么樣的簽證。做好事前預控,是成功的一半。

 3.1.2計量計價規則和造價文件的收集與學習 

根據合同約定的計價規范組織學習相應的計量計價規則及相關政策文件。比如,政策性調價、高溫補貼、工程量計算規則、措施費用的相關規定等等。特別是措施費最為關鍵,簽證的很大一部分就是措施費,而施工人員在組織施工上比較專業,但對于措施費的相關問題非常欠缺,造價人員應該在這方面的學習交底上多花功夫。 

其次,工程實施是動態的,我們的管理工作也是動態進行的。工程施工期間的所有調整性文件、政府造價文件等造價人員要及時收集并定期組織學習。除了學習之外,對于政策性文件對簽證乃至于工程的成本有哪些影響,造價人員還要根據實際情況進行分析,以便指導現場簽證及成本控制。 

3.2參與現場簽證并提出意見 

由于施工人員對造價構成和相關計算不夠專業,導致了簽證數據的不完整性。通常在簽證過程中大多施工人員都是關心做法、工藝和工程量,但對造價方面沒過多考慮,辦理的簽證是否能算回錢,是否能算回足夠成本的錢,不會有人去過問。這就要發揮造價人員的作用,全程參與現場簽證,不但要是簽證的數據能算成金額,還要預測施工成本是否和簽證一直。 

不考慮成本的簽證是毫無意義的,造價人員的參與可以大大增加簽證的可操作性并有效控制工程成本。工程造價人員在現場簽證中的參與,很大程度上避免了簽證內容的不明確性,特別是對工程量及價款的計算有著重要作用。 3.3負責工程量及造價的計算 工程量的計算也離不開專業的造價人員。簽證完畢后,必須計算工程量,工程量的計算是按合同約定規則進行計算的,如果讓施工員或者資料員來計算肯定達不到要求,所以造價管理是系統的管理。 工程量的計算并不是簡單的加減乘除,不僅考慮合同條款,還要考慮一定計算規則的,而現場施工人員或一般資料員是不清楚的,因此工程造價人員必須對工程量的計算和價款計算負責。同樣的收方數據,采用不同的計算規則,那么計算出的工程量差別會很大,這一點也是工程造價人員在現場簽證管理工作中的重要內容。

 3.4及時完成會簽 

現場簽證的過程必須以會簽的形式來認可。最重要的就是及時,特別是對施工后無法再呈現出的工程,比如:土石方工程、基礎工程等隱蔽工程的簽證一定要及時。時效性是現場簽證要把握的重點。 為了保證簽證的時效性,工程造價人員對現場簽證的管理必須建立臺賬,記錄哪些簽證是在洽商中的、哪些是在實施中的、哪些已經完成需要收方的等等問題都要清晰的列出來并隨時查看,這樣才能做到簽證的及時性?,F場簽證并不是一個簡單的簽證單,而是一系列相關文件統一構成。

 一個完整簽證的內容至少應該包括三個部分,即:為什么簽證、怎樣做的、最終完成的工程量是多少。

詳細如下: 

3.4.1簽證報告 

在簽證工作發生前或者發生過程中,必須要通知監理或發包人知曉,這也是簽證時效性的一部分??梢钥陬^通知,但最好以書面報告的形式告知發包人,某項簽證工作將要發生或者正在發生,請發包人認可。 

這就是簽證支撐依據的一部分,為接下來的簽證提供支持。簽證報告解決的問題就是為什么要簽證。這個報告是一個“要約”,目的就是要對方認可這個工作內容是需要進行現場簽證的,而不是在合同約定范圍以內,是雙方洽商的一個依據。 

3.4.2施工方案或措施 

發包人簽收了報告后,表示該項工作可以進行簽證,但具體怎么做的最好以施工方案的形式來明確,避免最后現場簽證收方時的糾紛。好比前面剔打上翻梁的例子,收方時發包人認為剔打保護層就足夠而施工方認為必須剔打整個梁高。

 如果有方案作為支持,就避免了很多不必要的麻煩。施工方法的描述最好與組價時的清單或定額子目特征相對應,所以這個工作要有造價人員的參與才能達到做到量價、工藝相符。簽證內容的具體做法就反映在施工方案或措施中,這些做法和工程量與計價息息相關。 

做法不明確就使得計價沒有依據,例如:現場增加土石方開挖簽證,只有一個收方單,單據中有雙方的簽字,也有開挖的草圖和收方數據。但這個簽證單中注明的簽證內容為“土石方開挖”,由于沒有明確做法或施工方案,在結算時不知道是人工開挖還是機械開挖,使得造價人員無法套用相關定額或清單進行組價。 

而對定額或清單的理解與認識,是工程造價人員的基本技能,因此工程造價人員對施工方案或措施的審定上一定要把好關,避免做法不明確所導致的無法計價問題。這也提出了一個問題,簽證單的內容中不但能算出量,還必須的算出價來,否則也是不完善的簽證。

 這些都需要工程造價人員的參與,發揮其指導、審核的作用。在施工工藝或方案編制后,雙方都應該分析其對造價的影響,發包人和承包人都應該對其有一個大致的了解,這對最終的結算辦理有利。 

3.4.3收方簽證 

報告解決了為什么要簽證,施工方案解決了簽證的內容,最后一道工序就是現場確認。因此,在簽證工作完成后雙方一定要及時現場收方認可,并簽字確認?,F場收方就是對以上簽證工作的最終認可,有了報告(指令單)、有了做法,這一步工作做起來就比較順利。 

有很多時候,現場收方簽證時發生的糾紛,就是由于沒有可靠依據、沒有明確做法而導致的,因此前面兩個步驟非常重要。有了這三道工序和相應形成的資料文件,一個簽證才算基本完成。 工程造價人員對現場簽證的管理應該是全過程的,并且要建立管理臺賬,以便及時反饋簽證工作的實施情況和收方簽字情況。 

 4. 造價人員在簽證管理中的其他作用及能力培養 

正如前面所述,簽證管理是造價管理的重要組成部分,是一個系統的管理工作。不僅如此,而且簽證管理應該同其他的管理一樣應貫穿于整個施工過程。任何管理工作都可以劃分為事前控制、事中控制、事后控制。 

上面所述有一部分事前行為,比如簽證報告、施工措施等,但并不完全。因此,這里重點談談造價人員在簽證管理的前期、中期、后期的一些具體作用。 

4.1參與施工組織設計及方案的編制 

施工組織設計并不是純粹技術性和管理性的文件,里面可以找到很多造價方面的東西,對于簽證也不例外。這是比簽證報告還要超前的控制策略,工程造價人員必須參與施工組織設計的編制和審核。

 例如,在施工總平圖設計時就要考慮二次轉運、施工道路、垂直運輸輔助措施、施工用水用電等內容;施工方法中可以對穿墻桿、磚墻拉結筋、防水混凝土施工等做法設置可簽證的依據,這都可以為施工中的簽證打下堅實基礎。 

而另一方面,發包人也要對施工組織設計進行仔細審查,避免不必要的簽證。雙方造價人員對施工組織設計的參與或者說博弈都是好事,可以使施工方法更合理、更利于造價控制,最后可能體現在越來越完善的施工合同上來或者更可行的補充協議,使合同的簽訂和管理更加完善。 

比如現在很多承包合同中都約定了綜合價,對很多施工中可能發生的簽證都進行了統一計價,這是工程造價管理的一種進步。這種進步,也是建立在現場經驗的基礎之上的,如果工程造價人員不參與施工組織設計或施工方案的編制,就無法對可能進行簽證部分的工作進行計劃和交底,這也不利于工程成本的管理。 

工程造價人員在施工組織設計編制中發揮的作用不容忽視,對于工程成本的管理至關重要。任何一個施工方案都應該從三方面去考慮,一是安全性,二是合理性,三是經濟性。 這三方面的問題都和做法直接相關,也就是說技術問題與經濟問題是相互相成的,不能獨立的來考慮,因此工程造價人員的參與就非常必要了。綜合考慮的施工方案才具有真正的可操作性。

 4.2過程中的成本分析 

簽證工作完成后,造價人員應該及時進行成本分析。分析的結果可以再來指導簽證及后續工作。比如,有很多簽證工作是無法按常規計算的,否則施工方會收不回成本,這個不經過分析是不會明白的。 

就拿砌體的拆除來說,在房屋建筑中是非常普遍的簽證。發包人通常建了拆,拆了建。而按定額取費,施工方通常是入不敷出,發包人也沒任何好處。解決這種問題可以在合同及施工組織設計的層面上去約定,但施工前的準備工作做得更細,溝通更加徹底是更好的選擇,可以使雙方在成本控制上都更加有效和有利。 

總之,簽證做完后要仔細分析,找出利弊,找尋最佳方案,圍繞工程造價控制展開工作,是作為一個工程造價人員的核心工作。沒有成本分析,就拿不出成本管理的依據,一個合格的工程造價人員肯定是勤于思考、精于分析的,很多經驗和現場處理能力都是不斷的分析逐步積累的。

 反過來,分析的結果經過實踐的驗證又為我們后續工作的開展進行指導,這樣就形成了一個有利的循環,使得我們的成本控制越來越貼近實際情況,越來越精確。

4.3自身能力的提升

離開工程成本談工程建設是沒有任何意義的,任何一個項目都要綜合考慮安全性、適用性和經濟性。工程造價人員在簽證管理中的作用是非常重要的,是不可缺少的。 

但要做好簽證管理工作,工程造價人員必須在保證自身專業能力的前提下,要努力提升施工現場經驗、管理能力以及職業操守,使得工程成本控制與管理在專業人員的指導和操作下達到預期的目的。綜合來看,工程造價人員應該具備四個方面的能力,至少是應該在這四個方面去提高:

 4.3.1施工經驗 

所謂的施工經驗實際就是要工程造價人員在施工工藝上多花功夫,如果對施工工藝都不了解,那么在簽證管理中的“明確做法”就無法達到要求。因此,我們造價人員要經常到施工第一線去了解各個分部分項工程的具體做法和工藝流程,積累現場經驗。 

或者在項目管理團隊中多向施工經驗豐富的施工人員進行請教,這也是一個快捷有效的途徑。其次,施工圖的識別也是造價人員需要加強的工作技能,圖紙與現場要一一對應來進行理解。 

4.3.2商務能力 

因為簽證涉及到合同等商務內容,工程造價人員在合同的理解和洽商能力也要逐步提高,往往一個重大簽證內容就是因為合同的條款理解不夠透徹而忽視掉了。因此,合同管理、經濟資料的管理都體現了一個工程造價人員的商務能力,我們應該在工作中去不斷提高和完善,這是影響工程造價管理的重要因素之一。 

4.3.3造價能力 

這是工程造價人員的專業技能,我們必須非常熟練。但我們不僅要多動手,還要多思考。造價人員的能力提高最快的途徑就是成本分析,經歷過了那還不是自己的,要分析過、提煉過那才是自己能力的提高。 因此,造價能力的提高不僅僅是算量上、計價上、軟件操作上的問題,最關鍵的就是對以往項目的成本分析上,這才是最重要的。

 4.3.4溝通能力 

工程造價人員在工程管理中、現場簽證管理中都是一個重要的崗位。在整個管理過程中會接觸到多方人員、多個崗位的人員,因此溝通能力非常重要。由于各參與者知識面及造價知識的參差不齊,在問題處理中難免發生分歧或糾紛。 

所以,工程造價人員不但要自身的專業知識過硬,還要有較好的溝通能力讓別人理解,避免出現簽證過程中的糾紛問題,否則自己的專業能力再強也是無濟于事的。 

 5.以終為始,“服務”才是工程行為的本質 

我們要認識到,工程簽證并不僅僅是靠造價人員就能辦理好的,還必須得到其他崗位的領導和支持,最重要的還要得到其他單位的認同。

 簽證流程中的三個階段都應該有不同的負責人,報告或指令單階段應該由項目經理把控,這是做與不做的問題;施工工藝或方案階段應該由技術負責人或施工負責人把控,這是應該怎么做的問題;收方計量計價階段才由造價人員主導,這是價值幾何的問題。只不過這些相關人員都需要全程參與并互相支持,推進整體工作的進展。 

另外,施工方是服務方,發包方會根據服務結果和造價變化來衡量簽證的合理性。實際上,不合常理的簽證,全套資料再完善都是得不到認可的。 

簽證本質上是合同以外的工作的計量計價問題(包含索賠),完全可以把它當成“新的合同”或者“補充協議”來看待,但這些“合同文件”背后應該透露出雙方的理解和融洽,簽證并不是冷冰冰的維護某一方自身利益的文件,而是雙方溝通后一致的工程目標,只有互惠共贏才是最好的結果。

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